Der Gesetzgeber hat nunmehr in § 3 a VwVfG bestimmt, dass die Übermittlung elektronischer Dokumente im Verwaltungsverfahren durchaus zulässig ist:
§ 3a VwVfG – Elektronische Kommunikation
(1) Die Übermittlung elektronischer Dokumente ist zulässig, soweit der Empfänger hierfür einen Zugang eröffnet.
(2) Eine durch Rechtsvorschrift angeordnete Schriftform kann, soweit nicht durch Rechtsvorschrift etwas anderes bestimmt ist, durch die elektronische Form ersetzt werden. In diesem Fall ist das elektronische Dokument mit einer qualifizierten elektronischen Signatur nach dem Signaturgesetz zu versehen. Die Signierung mit einem Pseudonym, das die Identifizierung der Person des Signaturschlüsselinhabers nicht ermöglicht, ist nicht zulässig.
(3) Ist ein der Behörde übermitteltes elektronisches Dokument für sie zur Bearbeitung nicht geeignet, teilt sie dies dem Absender unter Angabe der für sie geltenden technischen Rahmenbedingungen unverzüglich mit. Macht ein Empfänger geltend, er könne das von der Behörde übermittelte elektronische Dokument nicht bearbeiten, hat sie es ihm erneut in einem geeigneten elektronischen Format oder als Schriftstück zu übermitteln.
Zu Absatz 1:
„Soweit“ ein Zugang eröffnet wird, ist die Übermittlung zulässig. Wenn die Behörde oder auch geschäftliche Nutzer beispielsweise ihre E-Mail-Adresse in Briefköpfen angeben, kann auf eine entsprechende Zugangseröffnung geschlossen werden. Demgegenüber wird man auf Seiten des Bürgers nur eine entsprechende Zugangseröffnung schließen können, wenn dies ausdrücklich gegenüber der Behörde erklärt wird.
Zu den Absätzen 2 und 3:
§ 3 Abs. 2 VwVfG enthält eine Regelung zur „elektronischen Signatur“, die heute noch keine größere Bedeutung hat.
§ 3 Abs. 3 VwVfG formuliert Regelungen für die Fälle, dass ein elektronisches Dokument für die Bearbeitung nicht geeignet ist.
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